Etika Pengumpulan Tugas Versi UMN Radio

Written by on April 13, 2021

Pembelajaran secara tatap muka masih belum ada kejelasan oleh pemerintah. Oleh karena itu, seluruh kegiatan pembelajaran masih dilakukan secara daring. Tidak terlepas dengan cara pengumpulan tugas mahasiswa yang biasanya dilakukan secara langsung terpaksa harus mengganti menggunakan e-mail atau platform lain.

Meski di UMN sudah ada e-learning, sering juga dosen meminta tugas dikumpulkan melalui e-mail. Namun, pernahkah Ultimafriends mengirim file tugas kepada dosen tanpa menulis apa pun pada body text surelnya? Bila pernah, maka Ultimafriends bisa berpeluang masuk daftar hitam mahasiswa yang nilainya auto E atau gagal nih.

Meski terlihat praktis dan mudah, ternyata mengirim tugas melalui e-mail tidak semudah yang dibayangkan karena harus memiliki etika. Ultimafriends tidak boleh asal-asalan dalam mengumpulkan tugas melalui e-mail kepada dosen. Misalnya, tidak melengkapi e-mail dengan subject atau body e-mail yang akan membingungkan dan bisa saja dianggap tidak sopan oleh dosen yang menerimanya.

Supaya tugas tetap aman diterima oleh dosen melalui e-mail, Reporter UMN Radio telah merangkum beberapa hal yang harus Ultimafriends ketahui dan perhatikan ketika mengirim file tugas melalui surel.

 

Penting untuk melengkapi subject dan body e-mail sebelum mengirim tugas kepada dosen.

Format penugasan yang kurang diperhatikan

Setiap dosen tentunya memiliki gaya penugasan dan format khusus dalam mengirimkan tugas. Misalnya, tugas harus dikumpulkan dalam bentuk file tertentu dan format penamaan, seperti NIM_Nama Lengkap_Kode Mata Kuliah_Kelas. Nah, Ultimafriends harus hati-hati di sini. Mahasiswa seringkali tidak teliti dalam format dan juga tidak memperhatikan subject e-mail pengiriman tugasnya.

Terkadang dosen menentukan format subject e-mail yang kurang lebih sama dengan format nama file tugas. Oleh karena itu, Ultimafriends harus memperhatikan detail tersebut.

Penggunaan bahasa formal

Meski pengumpulan tugas tidak bertatap muka langsung, namun penggunaan bahasa formal menjadi hal wajib yang harus diterapkan mahasiswa kepada dosen dalam berkomunikasi. Bahasa formal digunakan mulai dari salam hingga penutup.

Jika Ultimafriends sudah mengenal baik dosen tersebut, tetap perlu untuk tetap menggunakan bahasa formal untuk menjaga kesopanan dan kesantunan. Hal ini berlaku bagi semua dosen dan mahasiswa karena sejatinya hubungan antara dosen dan mahasiswa dalam lingkungan pendidikan merupakan hubungan yang profesional.

Sampaikan salam dan perkenalan

Pengumpulan tugas melalui surel tidak hanya semata-mata kirim dan selesai. Ultimafriends perlu menjelaskan dulu maksud dan tujuannya mengirim surel kepada dosen. Oleh karena itu, mulailah dengan membuka surel dengan salam yang dilanjutkan dengan perkenalan diri agar dosen dapat mengetahui mahasiswa mana yang mengirim tugas tersebut.

Perkenalan diri sering dilupakan oleh mahasiswa. Padahal, memperkenalkan diri menjadi hal wajib ketika mengirim tugas kepada dosen. Ultimafriends bisa jelaskan dengan singkat dan spesifik, seperti nama lengkap, jurusan, angkatan, mata kuliah, dan kelas yang diikuti.

Kenapa sih perkenalan diri lagi? Karena setiap dosen belum tentu hanya mengajar di satu kelas dan satu kampus yang sama. Selain itu, hal ini juga mencegah tugas kamu tertukar dengan mahasiswa lainnya karena bisa saja dosen tersebut salah meng-input nilai tugas atau tidak menyimpan, dan bahkan mengingat nama kamu.

Beri tahu tujuannya

Banyaknya kelas yang diampu oleh dosen membuat tugas yang diberikan pun bermacam-macam. Sebagai seorang mahasiswa, Ultimafriends perlu menjelaskan tujuan dari surel yang dikirimkan dengan singkat, jelas, dan tidak bertele-tele.

Misalnya, “Sehubungan dengan tugas yang diberikan pada pertemuan minggu lalu. Berikut saya lampirkan tugas individu dalam format (PDF/docx/pptx, dll).”

Tetap bersikap baik dan sopan

Sebelum menutup surel, Ultimafriends bisa menuliskan, “Saya menunggu revisi/koreksi dari Bapak apabila ada hal yang perlu diperbaiki.” Hal ini menunjukkan kesadaran Ultimafriends sebagai mahasiswa yang memahami kondisi dosen dan memberikan dosen waktu untuk memeriksa tugas tersebut. Setelah itu, jangan lupa untuk mengucapkan terima kasih dan salam penutup sebagai penanda hubungan baik dan mengakhiri ­e-mail.

Ekspresi Reporter saat melihat tugas ada typo tapi sudah terlanjur dikirim ke dosen. (Sumber: giphy.com)

Koreksi lagi sebelum mengirim

Meski tugas Ultimafriends sudah selesai dan e-mail juga sudah selesai dibuat, namun jangan langsung terburu-buru untuk mengirim surel tersebut. Koreksi terlebih dahulu dan pastikan bahwa semua detail penugasan telah sesuai dengan ketentuan yang diberikan. 

Waktu pengiriman menjadi fatal apabila tidak diperhatikan

Umumnya perkuliahan reguler berlangsung dari pagi hingga sore, mulai pukul 08.00 hingga 18.00. Sebenarnya, tidak ada waktu yang baku kapan baiknya mengirim e-mail kepada dosen. Akan tetapi, Ultimafriends perlu memperhatikan kapan waktu yang tepat untuk mengirimkan tugas kepada dosen melalui e-mail.

Waktu yang terbaik untuk mengirimkan tugas kepada dosen melalui e-mail adalah saat jam perkuliahan reguler agar tidak mengganggu aktivitas dosen di luar jam mengajar. Hindari mengirim e-mail kepada dosen di malam hari atau dini hari. Oleh karena itu, Ultimafriends perlu untuk menyiapkan tugas dengan baik agar dapat menerapkan etika pengiriman tugas yang baik.

Berbeda halnya dengan pengumpulan tugas melalui sistem pembelajaran online, seperti e-learning. Apabila Ultimafriends diminta mengumpulkan melalui e-learning, maka perhatikan deadline pengumpulannya dan tidak ada pedoman waktu baik untuk mengumpulkannya.

Ketika Ultimafriends telah memperhatikan hal-hal di atas, maka e-mail pengumpulan tugas kepada dosen yang telah dibuat siap untuk dikirim. Dengan demikian, jangan sampai kamu mengabaikan etika dalam pengumpulan tugas melalui e-mail ya, Ultimafriends.

Eits, sudah mengerjakan tugas belum nih, Ultimafriends?

Foto: Alvin Rivaldo Pangestu

Editor: Elizabeth Chiquita Tuedestin P.


107.7 FM UMN Radio

Current track
TITLE
ARTIST